Cum sa-ti administrezi timpul

Odată ajuns la facultate, constați că sunt o mulțime de lucruri cu care trebuie să jonglezi în același timp: cursuri, studiu individual, timp liber, job și activități de voluntariat. Pare că nu ai timp suficient pentru tot ce ai de făcut, ceea ce este un factor de stres.

De aceea este important să-ţi pui la punct o strategie de gestionare a timpului. Odată ce ai identificat modalitățile prin care îţi poţi gestiona timpul mai bine, poţi începe să-ţi schimbi obişnuinţele și tiparele de comportament, astfel încât să reduci stresul generat de aparenta lipsă a timpului.

Ce poţi face:

  1. 1.    Întocmeşte liste de activităţi (to do list)

Ai nevoie de un sistem care să îți amintească ce ai de făcut și când anume: nu încerca să ții minte totul, căci sigur vei da greş! Oriunde te duci, să nu-ţi lipsească un creion și un carneţel. Agenda pe care o ții chiar acum în mână te poate ajuta în acest scop. De fapt, ai putea folosi orice agendă sau carnețel pentru a-ţi nota întâlniri, termene-limită, activităţi.

Alcătuieşte zilnic o listă de sarcini care trebuie îndeplinite. Verific-o și actualizeaz-o frecvent. Ordonează-le în funcţie de priorităţi. Marchează-le pe cele urgente și pe cele importante. Folosește un tabel precum cel de mai jos ca să clasifici sarcinile după importanța lor.

Fullscreen capture 9252013 75021 PM

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Matricea Covey

Uneori prioritățile se pot schimba rapid. În acest caz, metoda ABC se poate dovedi mai practică. Ideea care stă la baza acestei metode este simplă. Ataşezi fiecărei sarcini una dintre literele A, B sau C, semnificând prioritatea.

  • A – Sarcini prioritare, care trebuie îndeplinite astăzi
  • B – Sarcini pe care ar fi bine să le rezolvi astăzi, dar nu este o mare pierdere dacă nu reuşeşti
  • C – Sarcini care au cea mai mică prioritate, care nu sunt urgente, dar pe care ar fi bine dacă ai reuși să le realizezi cândva.

Avantajele folosirii unei liste:

  • Te ajută să te concentrezi asupra a ceea ce este important
  • Ești mai puțin înclinat să uiți ce ai de făcut
  • Te ajută să îți ordonezi gândurile
  • Te ajută să îţi formezi o imagine de ansamblu
  • Nu mai este nevoie să ții totul minte
  • Câștigi timp
  • Te ajută să-ţi stabilești prioritățile: ce e important și ce e urgent
  • Ești mai puțin înclinat să te abați de la urmărirea obiectivelor proprii
  • Ai o mare satisfacție când tai de pe listă sarcinile îndeplinite
  • Simți că situaţia este sub control
  • Păstrezi o evidență a acţiunilor proprii
  • Ai întotdeauna ceva de făcut

2. Stabileşte obiective

Stabilește-ți obiective concrete, bine definite și asigură-te că sunt realiste. Pentru aceasta, mai întâi trebuie să analizezi situația actuală și să stabilești care obiective sunt importante și ce acțiuni trebuie să întreprinzi pentru a-ți atinge ținta. Fă-ți și un plan de rezervă sau alternativ, pentru cazul în care trebuie să-ţi schimbi obiectivele (de exemplu, să continui studiile, dacă nu găsești o slujbă potrivită). Citește și articolul „Cum să-ți stabilești obiective și să le atingi”.

  1. 3.    Stabileşte priorități

Eficiența și eficacitatea nu sunt același lucru. O persoană care este foarte muncitoare și bine organizată, dar care îşi folosește timpul pentru îndeplinirea unor sarcini neimportante, poate fi eficientă, dar nu şi eficace. Pentru a fi eficace, trebuie să decizi care sarcini sunt urgente și importante și să te concentrezi asupra lor. Aceasta înseamnă să ordonezi după prioritate. Este important să faci o listă cu sarcinile pe care le ai de îndeplinit și să le sortezi în ordinea priorităților, apoi să-ţi dedici cea mai mare parte din timp efectuării celor mai importante sarcini. Acest lucru te va ajuta să eviți tentația firească de a te concentra asupra sarcinilor simple, ușoare, cât și să eviți întreruperile dese de la muncă.

Deosebeşte între urgent și important: o sarcină urgentă nu este neapărat și importantă!

  1. 4.    Evită tărăgănarea

Tărăgănarea distruge orice plan de acțiune. Este important să-ţi înfrunţi temerea de a face lucruri pe care nu vrei să le faci și să conştientizezi faptul că această temere este cu mult mai rea decât orice rezultat negativ posibil. Încearcă să iei o decizie imediat ce ai suficiente informații necesare luării deciziei. Cel mai bun moment pentru a face ceva este, probabil, cel de faţă. Acționând, primeşti un impuls şi pentru alte acțiuni.

  1. 5.    Împarte scopul în paşi concreţi

Împarte scopurile în componente pe care le poți realiza pas cu pas. Notează-ţi acești pași și încearcă să fii cât se poate de precis. Caută să termini o sarcină înainte de a trece la următoarea.

Recompensează-te când reușești să împlinești una dintre sarcini, pentru a-ți păstra entuziasmul. De exemplu, când ești invitat la primul tău interviu, ieși în oraș să sărbătorești cu prietenii. Trece periodic în revistă progresele făcute și modifică-ți planul dacă au apărut schimbări neprevăzute.

  1. 6.    Perseverează

În mod inevitabil, lucrurile nu vor merge ca pe roate de fiecare dată când cauţi să-ţi atingi scopurile. Însă, atunci când lucrurile nu merg așa cum te aşteptai, trebuie să perseverezi și să ai o atitudine pozitivă în fața frustrării și a eșecului.

Greșelile sunt o parte crucială din fiecare proces creativ. Fiecare lecție învăţată te conduce spre soluția potrivită. Teama de a face greșeli sau de a recunoaște că ai greșit este o piedică majoră în calea atingerii obiectivelor. Se spune că oamenii care au cele mai mari realizări sunt cei care au greșit de cele mai multe ori. Ţine minte că satisfacția cea mai mare o ai când ştii că urmăreşti un scop, nu neapărat când îl atingi.

  1. 7.    Organizează-ţi timpul

Identifică domeniile în care pierzi cel mai mult timp și încearcă să reduci din timpul pierdut. Poţi face aceasta ținând evidența în detaliu a programului tău timp de o săptămână și apoi observând cum ți-ai folosit timpul.

Formează-ți o rutină de lucru. Păstrează ordonat spațiul de lucru pentru a fi eficient. Este greu să fii eficient când ești îngropat sub teancuri de hârtii. Planifică-ți timpul astfel încât să-ți termini treaba la timp, nu lăsa totul pe ultima sută de metri. Dacă ai de scris o lucrare dificilă, ocupă-te mai întâi de schiţa lucrării, asta îţi va da impuls.

Notează-ţi toate activitățile într-un jurnal

Un mod eficient de a elimina timpul pierdut este să ții un jurnal. Fă un tabel cu următoarele şapte zile, împarte-l pe intervale de 30 minute, începând cu ora trezirii și terminând cu ora culcării. Completează în tabel ce ai făcut în fiecare jumătate de oră în următoarele şapte zile. Alege o săptămână obişnuită.

La sfârșitul săptămânii examinează tabelul și răspunde la următoarele întrebări:

–          Sunt anumite intervale de timp pe care le-aș putea folosi mai eficient?

–          În ce parte a zilei lucrez cu cea mai mare eficiență? Unii oameni sunt mai activi dimineaţa, în timp ce alții se concentrează mai bine după-amiaza sau seara.

Planifică-ți cele mai importante sarcini în acea parte a zilei în care eşti mai eficient.

Un jurnal de acest gen este folositor mai ales în perioadele aglomerate, când ești sub presiunea timpului, ca atunci când ești în sesiune.

Sperăm ca acest articol să-ți fi dat câteva idei care să te ajute să îți gestionezi mai bine timpul. Citește mai multe despre acest subiect pe www.lideriidemaine.ro, în secțiunea Dezvoltare personală.

 

Tradus şi adaptat cu permisiunea Centrului de Carieră al Universității din Kent www.kent.ac.uk/careers, deținătorul drepturilor de autor. Persoană de contact: Bruce Woodcock – bw@kent.ac.uk

Author: Liderii de Maine

Prenume Nume Email address:

Share This Post On

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *